Starvard.Starvard.Starvard University · Komunikasi 101
Menulis dan berbicara agar orang benar-benar memahami Anda. Email yang jelas, rapat yang lebih baik, percakapan yang jujur. Sebagian besar masalah karier adalah masalah komunikasi yang menyamar.
Seluruh kursus secara singkat
Dua belas pelajaran
Pelajaran 1
Setiap kali Anda membuat seseorang membaca ulang email Anda untuk mengetahui apa yang Anda inginkan, Anda telah membebani hari mereka. Komunikasi yang membingungkan bukanlah gaya; itu adalah beban yang Anda taruh pada orang lain. Komunikasi yang jelas adalah salah satu hal terbaik yang bisa Anda lakukan di tempat kerja.
Kejelasan juga merupakan keunggulan kompetitif. Orang yang emailnya ditindaklanjuti, yang idenya dipahami, yang permintaannya dijawab ya, bergerak lebih cepat dari semua orang. Otak yang sama, pekerjaan yang sama, transmisi yang lebih baik. Itulah seluruh keunggulannya.
Pelajaran 2
Sebelum Anda menulis atau berbicara, selesaikan kalimat ini: "Satu hal yang perlu mereka ketahui atau lakukan adalah ___." Jika Anda tidak bisa mengisi kekosongan itu, jangan mulai. Niat yang samar menghasilkan pesan yang samar, dan pesan yang samar tidak menghasilkan apa-apa.
Satu kebiasaan ini memperbaiki sebagian besar tulisan yang buruk. Separuh email panjang di kotak masuk Anda ada karena penulisnya mulai mengetik sebelum memutuskan apa yang mereka inginkan. Putuskan lebih dulu, lalu berkomunikasi. Sepuluh detik berpikir menghemat sepuluh menit waktu semua orang.
Pelajaran 3
Tidak ada yang pernah mengeluh bahwa sebuah email terlalu jelas dan terlalu singkat. Potong setiap email menjadi separuh sebelum Anda mengirimnya. Buang pembukaan yang berbelit ("Hanya menindaklanjuti," "Semoga Anda baik-baik saja"), catatan berjaga-jaga, dan paragraf ketiga yang mengulang paragraf pertama.
Formulanya: apa yang Anda butuhkan, sampai kapan, dan konteks apa pun yang diperlukan untuk bertindak. Dahulukan permintaannya, bukan latar belakangnya. "Bisakah Anda menyetujui anggaran ini sebelum Jumat? Rinciannya di bawah." Orang sibuk membaca baris pertama dan memindai sisanya; taruh bagian penting di tempat mereka akan melihatnya.
Pelajaran 4
Berisyarat tidak berhasil. Melunakkan pesan sampai tidak bisa dikenali tidak berhasil. "Mungkin pada suatu saat kita bisa memikirkan tentang..." membuat semua orang bingung dan tidak ada yang berubah. Katakan apa yang Anda maksud, dengan jelas dan ramah.
Langsung bukanlah kasar. Yang kasar adalah membuat orang menebak. "Ini harus selesai sebelum Kamis" lebih ramah daripada seminggu isyarat yang mencemaskan. Anda bisa langsung dan hangat pada saat yang sama: jelas tentang poinnya, hormat tentang orangnya. Kombinasi itu langka, dan orang suka bekerja dengannya.
Pelajaran 5
Kebanyakan orang tidak mendengarkan; mereka mengisi ulang. Saat orang lain berbicara, mereka sedang menyusun balasan mereka. Anda bisa merasakan perbedaannya seketika ketika seseorang benar-benar mendengarkan Anda. Jadilah orang itu.
Mendengarkan yang sesungguhnya punya tanda: Anda mengajukan pertanyaan lanjutan tentang apa yang baru saja mereka katakan. Anda mengulang kembali poin kuncinya: "Jadi masalah sebenarnya adalah linimasanya, benar?" Anda tidak menyela. Ini adalah langkah-langkah kecil, dan langkah itu membuat orang mempercayai Anda dengan kebenaran, yang merupakan informasi paling berharga yang ada.
Pelajaran 6
Setiap pesan punya media yang tepat. Kabar buruk, kritik, dan apa pun yang emosional: tatap muka atau suara, jangan pernah pesan teks. Pertanyaan cepat dan konfirmasi: pesan teks atau obrolan sangat cocok. Keputusan dan komitmen: email, agar ada catatannya.
Kesalahan klasik adalah menyampaikan sesuatu yang sensitif secara tertulis, di mana nada tidak terlihat dan kata-katanya tetap berada di sana untuk dibaca ulang dan ditafsirkan ulang. Jika Anda merasa gugup menekan tombol kirim, itulah sinyal Anda: percakapan ini butuh suara manusia. Telepon mereka.
Pelajaran 7
Sepuluh detik membaca ulang mencegah sepuluh hari pembersihan. Sebelum Anda mengirim apa pun yang penting, bacalah sebagai penerima: Apa yang akan mereka pikir saya minta? Bisakah ini terdengar lebih kasar dari maksud saya? Apakah permintaannya benar-benar jelas?
Waspadai tiga pembunuh: ambiguitas (apa sebenarnya yang Anda inginkan?), nada (bacalah dengan kesal, karena mereka mungkin begitu), dan bagian yang hilang (batas waktu, rincian, langkah berikutnya). Perbaiki ketiganya dan pesan Anda mulai sampai pada kali pertama.
Pelajaran 8
Kualitas pertanyaan Anda menentukan kualitas jawaban Anda. Pertanyaan tertutup mendapat jawaban ya atau tidak. Pertanyaan terbuka mendapat cerita sebenarnya: "Apa bagian tersulit dari ini?" mengalahkan "Apakah ini sulit?" Pertanyaan spesifik mengalahkan pertanyaan samar: "Apa yang akan membuat ini menjadi ya?" mengalahkan "Bagaimana menurut Anda?"
Selain itu, ajukan satu pertanyaan pada satu waktu. Menumpuk tiga pertanyaan dalam satu pesan menjamin Anda mendapat jawaban untuk yang termudah dan yang penting diabaikan. Satu pertanyaan, lalu tunggu. Keheningan setelah pertanyaan yang baik adalah tempat kebenaran muncul.
Pelajaran 9
Ketidaksepakatan itu sehat; kerusakan itu pilihan. Tekniknya: akui apa yang benar dalam pandangan mereka, lalu nyatakan pandangan Anda dengan jelas. "Anda benar bahwa kecepatan itu penting. Saya khawatir kita menukar kualitas untuk itu. Ini yang akan saya lakukan sebagai gantinya."
Jangan pernah membuatnya personal, jangan pernah melakukannya di depan penonton, dan jangan pernah membiarkannya membusuk. Tujuannya adalah jawaban terbaik, bukan menang. Orang yang bisa tidak setuju dengan baik menjadi orang yang diinginkan semua orang di ruangan ketika keputusan itu penting.
Pelajaran 10
Sebagian besar rapat buruk karena tidak punya poin. Perbaiki rapat Anda dengan tiga baris di atas undangannya: tujuannya, agendanya, dan seperti apa hasil yang baik itu. Tidak ada tujuan, tidak ada rapat. Batalkan dan kembalikan satu jam untuk semua orang.
Di dalam ruangan: mulai tepat waktu, selesai lebih awal, jaga agar tetap kecil. Akhiri setiap rapat dengan keputusan yang dituliskan: siapa mengerjakan apa sampai kapan. Rapat yang berakhir dengan pemilik yang jelas adalah rapat yang baik, bahkan jika hanya lima belas menit. Bidiklah untuk menjadi orang yang rapatnya benar-benar disukai orang.
Pelajaran 11
Ingatan tidak bisa diandalkan dan kesepakatan lisan menguap. Setelah percakapan penting apa pun, kirim email singkat: "Ini yang kita sepakati: Anda mengerjakan X sebelum Jumat, saya mengerjakan Y sebelum Senin." Itu butuh dua menit dan mencegah sembilan puluh persen bencana "Saya kira maksud Anda..."
Ini bukan ketidakpercayaan; ini kejelasan sebagai kebiasaan. Orang merasa lega, bukan tersinggung, ketika Anda mengonfirmasi. Dan ketika sesuatu berjalan miring, catatan tertulis menyelamatkan semua orang. Jika itu penting, tuliskan di tempat yang bisa ditemukan semua orang.
Pelajaran 12
Pada akhirnya Anda harus mengatakan hal yang sulit: umpan balik yang tidak ingin diberikan siapa pun, kata tidak yang tidak ingin didengar siapa pun, akhir yang tidak ingin dihadapi siapa pun. Penundaan membuatnya lebih buruk, setiap saat. Versi yang paling ramah adalah versi yang paling awal.
Formulanya: langsung dalam tiga puluh detik pertama (tanpa pembukaan panjang), jelaskan secara singkat, lalu dengarkan. "Saya perlu memberi tahu Anda sesuatu yang sulit" adalah pembuka yang bagus. Orang bisa menangani kabar buruk; yang tidak bisa mereka tangani adalah merasa ditipu. Katakan yang sebenarnya, lebih awal, dengan rasa hormat.
Wisuda
Kejelasan adalah kebaikan. Ketahui poin Anda, menulis dengan singkat, katakan secara langsung, dengarkan dengan sungguh-sungguh, sesuaikan medianya, baca kembali sebelum mengirim, ajukan satu pertanyaan yang baik pada satu waktu, tidak setuju tanpa merusak, akhiri rapat dengan pemilik, tuliskan apa yang penting, dan jangan pernah menghindari percakapan yang sulit. Lakukan ini dan Anda akan menjadi orang yang diinginkan semua orang di tim mereka.
Terus belajar
Kursus ini adalah bagian dari Starvard University, yang berjuang meraih kehebatan.
Catatan tentang ketepatan: Sebagian besar dari yang Anda baca di Starvard dibuat dengan bantuan agen AI, yang bekerja bersama manusia. Kami memeriksa apa yang bisa kami periksa, tetapi kami tidak dapat menjamin bahwa semua yang ada di sini benar, terkini, atau lengkap. Jika ada hal yang benar-benar penting, kesehatan Anda, uang Anda, nilai, pekerjaan, mohon periksa kebenarannya dengan sumber tepercaya sebelum Anda mengandalkannya.
Diterjemahkan secara otomatis ke Bahasa Indonesia. Peninjauan oleh penutur asli sedang dalam proses.